仕事の心構え

仕事の段取りが下手な人必見!【仕事をスムーズにこなすための5つのポイント】

 

悩んでいる人
段取りが下手なのか仕事が思うように進みません。

 

それでは段取り良く仕事を進めるためのポイントを教えましょう!

ポイントはたったの5つです。 

ヴァルボア

 

 

仕事が遅い、思うようにうまくいかない原因の1つとして、「段取りの悪さ」が挙げられます

 

「あの人、段取りいいなぁ。」や「段取り悪いぞ。」なんて会話を聞いたことある人多いのではないでしょうか。

 

今回はそんな仕事をこなしていくうえで重要な要素の「いい段取りをするためのポイント」をご紹介します。

 

ヴァルボア
課長代理として務めた経験を基に紹介します。

 

この記事からわかること

  • 段取りの意味と重要性
  • 段取りよく仕事をこなすためのポイント(5つ)

 

 

この記事を読んでほしい人

新社会人&入社1年目~3年目の人向け

  • 就職したばかりで仕事の進め方がまだわからない人
  • 段取り良く仕事をできるようになり、もっと貢献したいと思っている人

 

まずは段取りの意味と重要性について説明するよ♪
もきゅ

 

 

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そもそも仕事の段取りとは

 

まずは、段取りの意味と重要性について整理してみましょう。

 

仕事の段取りとは

そもそも段取りとはどういう意味を指すのでしょうか。

 

言葉の説明

  • 段取りとは…物事を行う順序や手順。何かをするときの準備のこと
  • ゴール(仕事の完遂)に向け、どのような道・道具(手段や時間)を使って向かっていくかを決めること

 

仕事の段取りの重要性

仕事での格言としては次のものがあります。

言葉の説明

  • 段取り八分・仕事二分

仕事の8割は、段取りで決まる・終わるといったことを指します。

仕事の手順をしっかり決め、準備することによってあとはそれに沿って仕事をするだけです。

 

聞いたことある人も多く、当たり前のように聞こえますが、実はこれをしっかり守れている人は少なかったりもします。

 

仕事のことを深く考えずにただこなしているだけの人や、行き当たりばったりで仕事をしている人は段取りできていなかったりします。

 

上記の格言のとおり、段取りをきちんとすること=仕事をきちんとすると言っても過言ではありません。

 

それほど段取りというものは重要なのです。

 

ヴァルボア
私は仕事をしようとするときに一番気をつけているのが段取りです。

では、次にいい段取りをするためのポイントを見ていきましょう!

 

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仕事の段取りが下手な人が気をつける5つのポイント

ポイントその① 時間配分を設定する

まず1つ目のポイントは時間配分の設定です。

 

目標(ゴール)にたどり着くまでに、

  • どれくらいの時間を要するのか
  • 1日ごとに何をしていけばいいのか

が大切です。

 

思いつきやその場の成り行きで仕事を進めていくことはいけません

 

慣れてくれば頭の中で整理し、計画を立て実行していくことも可能です。

が、最初のうちはできる限りメモなどを取り進捗管理することが重要

 

ゴールから逆算して、適切な時間配分の設定をしましょう。

 

スケジュール管理が苦手な人は、なんでも書いてみよう!
もきゅ

 

 

また、急な内容の変更や追加に対応できるよう時間自体も余裕を持たせて設定してことも併せて重要なポイントです。

※概ね2割~3割増の時間を確保できれば余裕ある作業ができます。

 

ヴァルボア
余裕ある時間の中で、1つ1つのプロセスをこなしてゴールを目指しましょう!

 

 

ポイントその② 無駄に100%を求めすぎない

2つ目のポイントは、無駄に100%を求めすぎないことです。

 

100%(完璧)に仕事をこなすことはもちろん重要ですが、時間的制約や効率性とのバランスが大切です。

 

仕事をしていくなかで、1つのプロセスに気になる・ここを完璧にしたいと思い、時間を取られ過ぎるのはよくありません。

結果、仕事全体の進捗度が遅れたり、他のプロセスが手抜きになったりしたら意味ありませんよね。

また気になるところほど、影響が少ないところだったりもします。

 

ポイント1の時間配分にも大きく関係しますが、あらかじめ予定した時間内での完成度で1つ1つのプロセスを進めていくことが大切です。

 

経験談

課長代理時代、毎回あまり影響のないところ時間や労力をかける部下がいました。

まじめで、一生懸命な部下でしたが、仕事の目的よりも自分の気になるところに意識がいき過ぎていました。

ただそれは段取りという意味や重要さに気づいていないだけのこと。

少し時間はかかりましたが、指導の結果改善され、効率よく仕事に向き合えるようになりました。

 

ヴァルボア
今うまく仕事ができていないと思う人は、力の入れるポイントを変えることが大切です。

 

ポイントその③ しっかり優先順位をつける

3つ目のポイントは、優先順位の設定

 

仕事には必ずと言っていいほど、優先順位が生じます。

この優先順位を適切に設定できないと、段取りが悪いという結果を招きます。

 

優先順位の設定の仕方

① 作業の量や種類の整理

② 費やせる時間の決定

③ 時間を基準とし、重要度や緊急なものを優先してスケジュールを組む

 

時間内ですべての仕事をできるときでも、作業ごとに優先順位を設定する癖をつけることが大切です。

任された仕事の順番が早いほうが優先順位が高いとは限りません。

ポイント②にも大きく関係しますが、優先順位の低いものに時間をかけることはよくありません。

 

何が重要で時間をかける・先に取りかかる必要があるかの適切な判断をできるようになることが段取り上手への一歩となります。

 

ヴァルボア
私は、部下に毎回優先順位を聞いています

 

ポイントその④ 会話(やり取り)を多くする

4つ目のポイントは、会話(コミュニケーション)を多くすることです。

 

1人で進めていくと、見落としや気づきがないままゴールに向かうことがあります。

ゴール直前に、間違っていた・他の人との意思疎通ができていなかったなどのトラブルにつながるリスクも高くなります

 

しっかり、他のメンバーと会話をし、方向性や作業内容の確認・評価をお互いにすることが大切です。

 

また会話やコミュニケーションを多くとることで、よりよいやり方を習得できたり仕事の質の向上したりします。

 

ヴァルボア
段取りに限らず、コミュニケーションを多くとることはメリットばかりです。

どんどんコミュニケーションをとりましょう!

 

ポイントその⑤ 振り返りをする

最後5つ目のポイントは、振り返りです。

 

  • ポイント①での時間配分
  • ポイント③での優先順位
  • ゴールの結果

これらの点を中心に自分の仕事を振り返ることが大切です。

 

成功したからといって、振り返りをしないのはいけません。

100%成功なんてことはありません。

 

時間配分、作業効率、改善点はなにか1つは必ずあるはずです。

それを見つけ、次に繋げることも段取りの質を上げていくために不可欠です。

 

成功した喜びや達成感を感じながら、更なる向上のためしっかり振り返りをしましょう。

 

まとめ:段取り下手を克服して、スムーズに仕事をしよう

 

今回はいい段取りをしていくための5つのポイントについて紹介しました。

 

ポイントさえ押さえることができればあとは仕事をしていくうちに、段取り上手になれます

 

今段取りがうまくいかず悩んでいる方、新社会人の方は、この記事を参考に段取り上手への道を進んでいってください。

 

もきゅ
段取り上手になって、快適なビジネスライフを送ろう♪

 

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ヴァルボア

ヴァルボア

ババロア好きのヴァルボアです。 メニエール病を克服。2度転職を経験した36歳のサラリーマン。 人生の楽しみ方を模索しブログ開設へ。今までの経験を糧に、いろいろ挑戦中。 自分の気持ちや生活力を上げていく「自分上々↑↑」というのをコンセプトにいろんな情報をブログを通して伝えられたらなと考えています!(^^)!

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