仕事の心構え

仕事でうまく伝えるための3つのコツ教えます。【新社会人必見】

悩んでいる人
仕事で、なかなか相手に話が伝わらないことがあります。

 

そのお悩み解決しましょう!
ヴァルボア

 

業務内容や報告事項などをいかに正確にかつ簡潔に伝えることができるか。

 

これは仕事を効率よくするための必須要件でもあります。

 

相手にきちんと伝えるために必要なのはずばり、

 

きちんと伝えるために必要なこと

  • 結論を最初に言う
  • 信頼関係の構築
  • 自分の言いたいことを中心に言わない

です。

 

今回は、まず押さえるべきポイントとしてこの3つを挙げました。

これからこの3つのポイントを詳しく紹介しましょう。

 

もきゅ
どんな風に伝えてくれるとわかりやすいのかな~?

 

 

この記事を読んでほしい人

  • 相手にきちんと伝えるコツを知って仕事を効率よくしたい人
  • うまく伝えることができずに悩んでいる新社会人

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仕事での伝え方のコツ~3つのポイント~

それではポイントを紹介しますが、このポイントの大前提にあるのが、

大前提

  • わかりやすく伝える
  • 相手の気持ちを考える

です。

まず、この2つをしっかり意識づけることが大切です。

 

それでは、3つのポイントを見ていきましょう。

 

仕事できちんと伝えるためのポイント① 結論を先に言う

もきゅ
まず1つ目のポイントは、結論から先に言うことだよ

 

何を伝えたいのか。

 

当たり前かもですが、一番重要なことです。

 

仕事で相手に伝えることの内容は主に、

  • 報告(情報共有)
  • 相談(仕事の進め方)
  • 確認(進捗状況や作成書類)

が挙げられます。

 

これらのことをきちんと伝えるためには、何を一番伝えたいのか、伝えなければいけないのかをしっかり理解しなければいけません。

 

何を一番伝えたいのか、伝えなければいけないのかは、伝えるという行為の中の「結論」を指します。

そして、その結論に補足事項・時系列の説明などを加え、人はどう伝えるという行為をします。

 

このときに伝え方の下手な人が陥りがちなのが、結論を先に言わないことです。

先に補足事項や時系列の説明をしてしまい、何を伝えたいのかがぼやけてしまいます。

 

経験談

時系列の説明が重要と思い込んで、本当に伝えなければいけないことを理解していない部下がいました。

時系列を伝えているうちに、ゴール(結論)を見失うこともしばしば。

 

ヴァルボア
重要なのは、結論 ⇒ 補足説明や時系列説明の順番です。

 

仕事できちんと伝えるためのポイント② 信頼関係の構築(意思疎通)

もきゅ
2つ目のポイントは、信頼関係の構築だよ

 

信頼関係の構築、コミュニケーションも重要な要素です。

どんなに伝えるテクニックが上手くても信頼関係が構築できていない相手にきちんと伝えることはできません。

 

皆さん、思い浮かべてください。

  • 信用していない人(信用していいか未だ判断できない人)や数回しか話したことない人
  • 信用している人や何回も話したりし、コミュニケーションが取れている人

どちらの人からの言葉や情報が頭に入ってきますか?

 

仕事でのうまい伝え方は、ただ伝えるということだけではなく、きちんと伝わるかが重要となってきます。

 

伝えたから後は知らないではいけません。

相手にしっかり伝わっていないと、伝えていないのと一緒です。

 

伝えたい事・情報がきちんと相手に届く。

このためには信頼関係の構築は不可欠なのです。

 

仕事できちんと伝えるためのポイント③ 自分の言いたいこと中心に言わない

もきゅ
3つ目のポイントは、自分の言いたい事中心に言わないことだよ

 

ポイント①との関わりも大きいのが最後のポイント「自分の言いたいことを中心に言わない」ことです。

 

よく皆さんが陥っていると思われるのがこれです。

 

ポイント①でも書きましたが、何を伝えなかればいけないことなのかが一番重要です。

それはときに自分の一番言いたいこととは違うことかもしれません。

 

それを意識せず、自分が言いたい・伝えたいことを中心にしてしまうと、本来の伝えること(ゴール)から離れてしまいます。

 

仕事での伝え方は特にこの点を注意しなければいけません。

 

ここに注意

  • 伝えなければいけないことを軸から外さない
  • 自分が言いたいことではなく、相手に伝えなければいけないことを中心に
  • 相手の目線で物事を考える

 

 

ヴァルボア
以上がうまく伝えるためにまず押さえるべきポイントです

では次に少しこれを補完する伝え方のテクニックについて紹介しましょう。

 

相手にきちんと伝えるための+@

最後に、私が実際伝え方を上達するために実践したことと、おすすめの参考本の紹介です。

 

上達するために実践したことその① 1分間スピーチ

1つ目は、1分間スピーチ。

 

やることはシンプルで、制限時間1分間でお題についてスピーチをするだけです

しかし、このスピーチをするためには、

  • 1分間という時間で構成をしないといけない
  • お題から離れてはダメ

という条件をクリアしないといけません。

 

時間が短すぎてもダメ、逆に長すぎてもダメ。

長く引き伸ばすためにお題とは違うことを言ってもダメ。

皆さんがイメージしている以上に1分間スピーチは難しいです。

 

しかし、これができるようになると、

  • 文章構成力(きちんと伝えることをまとめる力)
  • 重要なことの軸がブレない話し方

が身につきます。

上達するために実践したことその② 文章作成&添削

2つ目は、文章作成と添削です。

 

伝えるにあたって、言うことを頭だけで考えて覚えてという人が多いのではないでしょうか。

 

そんな人は、文章作成をしてみてください。

「書く」という行為は、頭だけでするよりも何倍も効率よく上達することができます。

目と手。五感を使って文章を書いてみましょう。

 

また、書いた文章を他の人(同僚や家族)に見てもらうことも効果的です。

相手に伝えたいことが伝わる文章なのか客観的な目で確認してもらいましょう。

おすすめ参考本

もきゅ
最後におすすめ参考本を2冊紹介するよ♪ぜひ読んでみてね。

おすすめ参考本

〇 まんがでわかる 伝え方が9割

コピーライター 佐々木圭一さんがまんがでわかりやすく伝え方のポイントを書いています。

伝え方が下手な主人公が、相手の心をつかむ「強いコトバ」を習得して、成長していく姿が描かれています。

絵を楽しみながら読みたい人におすすめです。


〇 神トーーク「伝え方しだい」で人生は思い通り

10万部のベストセラー本。構成や表現の仕方が上手く、すごく楽しみながら読むことができます。

ビジネスマンの基本書とも呼べるほど、為になる心構えが書かれています。

まとめ

今回は、仕事での伝え方のコツと上達法について紹介しました。

 

上手く伝わるか、端的に伝わるかで仕事の効率は変わります

 

今回紹介した3つのポイント

  • 結論を先に言う
  • 自分の言いたいこと中心に言わない
  • 信頼関係の構築

を押さえるだけで、劇的に伝わり方が変わります。

 

よりよい職場生活を送るために、一度伝え方について見直してみてはいかがでしょうか。

 

ヴァルボア
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ヴァルボア

ヴァルボア

ババロア好きのヴァルボアです。 メニエール病を克服。2度転職を経験した36歳のサラリーマン。 人生の楽しみ方を模索しブログ開設へ。今までの経験を糧に、いろいろ挑戦中。 自分の気持ちや生活力を上げていく「自分上々↑↑」というのをコンセプトにいろんな情報をブログを通して伝えられたらなと考えています!(^^)!

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